Caroline Pierosan

Você não sabe quanto tempo o encontro vai durar, quem participará dele ou quem deixará de participar, quais assuntos serão tratados e como você poderia se preparar para as interações. Tampouco se sabe qual o objetivo daquela concentração de energia... você confirma a sua presença, e começa a torcer para que tudo dê certo...

No dia, muitos chegam ligeiramente atrasados (pois o trânsito, o estacionamento, o clima... etc), e deparam-se com duas ou três pessoas que não esperavam encontrar naquele momento. Os primeiros 20 minutos da reunião são gastos com um “zumzumzum” generalizado, gerado por pessoas trocando informações sobre o final de semana, sobre o cardápio do almoço e sobre onde compraram algum item da vestimenta ou algum equipamento eletrônico...

Em seguida (nos 20 minutos subsequentes - e lá se vão já 40 minutos de encontro), o anfitrião propõe “deixe-lhes contar, antes de começarmos...”, e passa a narrar alguma história particular que lhe parece muito pertinente de ser compartilhada com o grupo, sem, de fato, avaliar se todas as pessoas presentes precisariam fazer algo a respeito da narrativa, ou sequer saber de tais fatos. 

Por fim, o encontro vira uma luta pela palavra. Os mais incisivos conseguirão expor seu ponto de vista. Os mais tímidos preferirão não se expor. Nenhuma conclusão será alcançada. Nenhum plano prático e factível será traçado. Todas as situações pendentes, cuja intenção seria a resolução a partir das incríveis ideias alcançadas na reunião, prosseguirão como antes da interação: insolúveis e sem desfecho.

Três horas depois do momento inicial o grupo se dispersa porque “alguém precisa ir” e os tópicos ficam “no ar”, sem direcionamento. “Falamos na próxima reunião” é a promessa. E assim seguimos, dia a dia, de reunião ineficaz a reunião desnecessária...  como “israelitas no deserto”, andando em círculos.

Parece familiar? 

Quem nunca passou ou não passa por isso? 

O brasileiro é um ser extremamente sociável, e isso é maravilhoso!

O grande risco, porém, é deixar de ser objetivo, eficiente e produtivo, em prol dos “relacionamentos”. Nesse sentido, uma das principais armadilhas que podem boicotar organizações e projetos são as reuniões ineficazes, que sugam precioso tempo (que poderia e deveria estar sendo investido em outras atividades importantes), enquanto, também, desgastam relacionamentos, colocando em contato pessoas que não precisariam, necessariamente, estar interagindo naquele momento, ou naquela etapa do projeto.

Para evitar tal cilada, é importante considerar alguns critérios:

1)HORA PARA ACABAR: as reuniões sempre têm hora para começar (e somos cobrados por pontualidade) mas raramente vemos reuniões com hora marcada para acabar. A hora para acabar é um importante motivador da objetividade.

2)PAUTA DEFINIDA: é importante que todos saibam por que as pessoas estão se reunindo e qual o propósito daquela interação.

3)GRUPO EFETIVO: quem participará da conversa, e por quê? Não angarie expectadores; uma reunião de trabalho não deve ser um entretenimento (que precisa de plateia) ou um julgamento (que precisa de testemunhas); Se alguém não tem nada a agregar ou absorver da pauta da reunião, então, talvez, não precise estar ali ... 

4)OBJETIVO TRAÇADO: poucas vezes alguém começa um encontro profissional com a seguinte frase “com essa reunião queremos encontrar uma solução para tal desafio e isso precisa ser feito por tais pessoas até tal momento”. Como é possível sair de um encontro entre profissionais com algum direcionamento se não se sabe o que esperar do encontro?

5)TEMPO DA PALAVRA: tenha um mediador de grupo responsável pela distribuição do tempo da palavra. Assim fica garantido que todos terão a mesma oportunidade para exposição de ideias, evitando monopolizações ou omissões.

6)REGISTRO: importantíssimo definir quem registrará todo o ocorrido na reunião bem como as tarefas definidas e delegadas e seus respectivos prazos. Sem uma ata, raramente as definições da reunião se tornarão realidade.  

7)LOCAL: o lugar da reunião é muito importante pois ele influenciará o estado mental das pessoas que participarão do encontro (sendo ele físico ou on-line) bem como o seu rendimento e respectivas soluções apontadas (ou não). É importante verificar se todos os equipamentos e estrutura necessária estão disponíveis e viáveis. 

EVITE:

EXPOSIÇÃO: Em hipótese alguma convoque uma reunião em grupo para tratar algum problema pontual com um colaborador específico. Tenha a classe e a sabedoria de fazer isso individualmente.

INDIRETAS: Frases “soltas ao ar” não surtem efeito algum. Muitas vezes o que é muito claro para você não é tão evidente para quem você gostaria que “compreendesse” a mensagem. Seja direto (com educação é claro).

AMEAÇAS: O tempo de “motivar pelo medo” já passou. Não fique dando a entender que algo ruim acontecerá caso a equipe não alcance algum objetivo (como alguma demissão, ou redução salarial ou de benefícios, por exemplo). Idealmente, o grupo ou equipe devem ser guiados por propósito, ou recompensa. 

É claro que, quando pessoas se reúnem “a mágica acontece”. Mas fato é que, haverá muito mais insights positivos quando o encontro, a pauta, os objetivos e o tempo de fala de cada um for direcionado estrategicamente. Aí sim, passaremos a ter, cada vez mais, magníficas reuniões.        

            Pense nisso! Desenvolva sua comunicação estratégica para reuniões e observe os resultados.